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Construire la documentation des meilleures pratiques infirmières dans OR Manager

En juin, nous avons discuté des meilleures pratiques concernant la documentation peropératoire. Souvent, des écrans de documentation sont créés et des champs sont ajoutés si nécessaire, mais ne sont pas souvent examinés pour s'assurer que les écrans de documentation suivent les meilleures pratiques. Plusieurs hôpitaux que j'ai visités au cours des dernières années ont eu de nombreux écrans de documentation dans le dossier de cas - l'un avait même plus de 25 écrans. Un dossier de cas de bonnes pratiques doit comporter entre 8 et 10 écrans maximum.

Picis recommande que les écrans soient revus tous les 18 à 24 mois pour s'assurer qu'ils sont efficaces pour que l'utilisateur final documente le dossier du cas ou planifie le patient. L'une des choses à rechercher est les champs de texte libres. L'objectif est d'avoir le moins de champs de texte libre possible. La génération de rapports sur un champ de texte libre est presque impossible puisque l'utilisateur a la liberté de documenter les informations de différentes manières. Si les utilisateurs documentent sans cesse les mêmes informations dans un champ de texte libre, il est judicieux de créer un champ pour les informations avec un tableau associé sous forme de liste déroulante pour que l'utilisateur puisse choisir la réponse. En règle générale, toutes les notes nécessaires dans le dossier de cas peuvent être saisies dans un champ de traitement de texte. Ce champ peut être ajouté à chaque écran et toutes les notes sont documentées en un seul endroit sur le dossier de cas qui est imprimé ou envoyé électroniquement au DME. Une autre fonctionnalité intéressante sur le champ de traitement de texte est le bouton "Audit" qui permet à l'utilisateur de documenter le nom d'utilisateur, la date et l'heure en un seul clic sur les commentaires qui ont été faits par l'utilisateur.

Une question à poser aux utilisateurs est de savoir où la « procédure réelle » est documentée. Si un champ a été créé dans le dossier du cas pour documenter la « procédure réelle », il doit être éliminé et les utilisateurs doivent avoir une certaine formation sur la façon d'entrer ces informations dans l'en-tête dans la zone de points de suspension. S'assurer que les utilisateurs documentent les procédures dans la zone correcte du dossier de cas est essentiel pour garantir que les durées moyennes des cas sont correctes lors de la planification de cette procédure, la prochaine fois.

Lors de l'évaluation du dossier de cas, assurez-vous d'examiner les champs de temps. Tout d'abord, vous voulez vous assurer que vous utilisez les champs d'heure standard du système. Cela aidera à s'assurer que les rapports standard extraient les informations correctes. Deuxièmement, examinez les champs de temps que les utilisateurs documentent et assurez-vous qu'ils peuvent le documenter correctement et qu'ils ne sont pas en train d'estimer ou d'inventer des temps. Par exemple, 'Setup Time' est un champ que je vois souvent dans l'enregistrement du cas. Le temps de configuration est un moment difficile pour les utilisateurs à documenter correctement. Souvent, le circulateur n'est pas dans la pièce lorsque l'installation a commencé et il doit compter sur les autres pour le temps réel. Habituellement, ce temps est une estimation approximative et n'est pas exact. Ce n'est pas un bon champ sur lequel s'appuyer pour les données statistiques.

L'examen de toute la documentation dans tous les modules de Picis est une bonne pratique et peut rendre la documentation efficace et permettre au clinicien de passer du temps avec le patient et non avec l'ordinateur.

À propos de l'auteur

Theresa Sullivan, Directeur, Soutien aux ventes

Theresa travaille pour Picis depuis 15 ans et est actuellement directrice du support commercial. Avec Picis, Theresa a mis en œuvre les solutions Picis dans une variété d'installations commerciales et VA, a fonctionné en tant que consultante clinique dans les ventes, a géré le programme de référence Picis et a soutenu les clients en tant que consultante stratégique principale dans les services professionnels. Avant de rejoindre Picis, Theresa était administratrice du système clinique dans un grand centre médical à Houston, au Texas.